КупецCRM — руководство пользователя

Что настроить в первый день

1. Зарегистрируйтесь на главной странице — 14 дней полного доступа без карты.
2. Откройте «Счета → Организации» и заведите свою компанию: реквизиты подтягиваются по ИНН, затем загрузите логотип, печать и подписи руководителя и бухгалтера. Это делается один раз — дальше они сами встают во все счета и УПД.
3. В «Сотрудники» добавьте коллег: почта, имя, роль и галочки разделов (CRM, Счета, ПрайсХаб).
4. В CRM «Настройки → Права пользователей» укажите, чьи заказы видит каждый менеджер: все, только свои или выбранных коллег.
5. Заведите первый заказ кнопкой «+ Новый заказ» и выставьте по нему счёт кнопкой «+» в столбце «Счёт».

Как устроен сервис

Три модуля работают как одно приложение: CRM (заказы, доставка, финансы, статистика), Счета (счета, УПД, накладные, акты, контрагенты, акт сверки) и ПрайсХаб (прайсы поставщиков и каталог). Переключение — вкладками вверху, вход один.

Все изменения сохраняются на сервере сразу и за несколько секунд появляются у коллег без перезагрузки страницы. Если интернет пропал, правки копятся в браузере и отправятся сами, когда связь вернётся (зелёная кнопка «☁ Облако» внизу слева показывает состояние).

Таблица заказов

• Товар, Комментарий — правятся прямо в ячейке, сохраняются сами. Работают Ctrl+B / Ctrl+I / Ctrl+U (жирный, курсив, подчёркнутый) и Ctrl+Shift+X (зачёркнутый). Enter — закончить правку.
• Двойной щелчок по строке (не по редактируемой ячейке) открывает полную карточку заказа.
• Щелчок по строке выделяет её как «рабочую». Стрелки ↑ ↓ на клавиатуре переводят выделение по строкам. Выделение переживает обновление таблицы.
• Щелчок по ячейке «№» меняет приоритет заказа (цветная полоса строки).
• Столбцы можно перетаскивать за заголовок, а лишние — скрыть в «Настройки → Видимость столбцов».
• Поиск ищет сразу по счёту, товару, контакту, организации, ИНН, почте, телефону, комментарию, городу и трек-номеру.

Статус и дата следующего звонка

Щелчок по ячейке «Статус» открывает календарь: выберите дату следующего звонка — она станет статусом заказа. Внизу кнопки «Отказ» и «Оплачен» (повторное нажатие снимает статус). В «Доставке» добавляется «Готов!».

Неочевидное: если строка была выделена, после смены статуса выделение само переходит на следующую строку — удобно идти по списку звонков сверху вниз, не трогая мышь.

Подсказки контрагентов в карточке заказа

В поле «Организация» достаточно набрать 2–3 буквы названия или первые цифры ИНН: появится список клиентов из ваших заказов (с числом заказов) и из карточек покупателей в «Счетах». Стрелки ↑ ↓ — выбор, Enter или щелчок — подставить, Esc — закрыть список.

Подставляются название и ИНН, а телефон, почта, контактное лицо и город — только в пустые поля: то, что вы уже вписали, не затирается.

«Оплачен» и сумма из счёта

При нажатии «Оплачен» открывается окно «Редактировать доход». Если к заказу привязан счёт, в поле «Сумма (руб.)» сама подставляется сумма этого счёта (если номеров несколько — их сумма), а под полем видно, из какого счёта она взята. Сумму можно исправить вручную — например, при частичной оплате. После сохранения доход появится в «Финансах».

Звонки на сегодня и просроченные

• 📞 Звонки на сегодня — одной кнопкой показывает заказы с датой звонка «сегодня». Цифра на кнопке — сколько их. Повторное нажатие снимает отбор.
• ⏰ Просрочено — заказы, у которых дата звонка уже прошла. Кнопка появляется, только когда такие есть.
• Жёлтая полоса над таблицей напоминает о просрочке и показывает самый старый заказ. «Показать» включает тот же отбор, «Скрыть на сегодня» прячет полосу до завтра.

Утренняя сводка и уведомления

Раз в день, при первом открытии CRM, каждый сотрудник видит сводку «N звонков на сегодня, M просрочено» с кнопками перехода к этим заказам. Кнопка «🔔 Уведомлять» включает уведомления браузера — тогда сводка придёт и всплывающим уведомлением, даже если вкладка свёрнута. Если CRM открыта через полночь, сводка за новый день появится сама.

Администратор может выключить сводку, уведомления и жёлтую полосу для всей организации: «Настройки → Напоминания о звонках».

Недозвоны — точки под телефоном

• Не дозвонились — нажмите «+» под номером: появится точка. До 7 отметок на заказ, цвет точек темнеет с их количеством.
• Наведите на точку — видно дату, время и кто поставил отметку.
• Щелчок по точке: «Ещё недозвон», «Убрать эту отметку» или «Дозвонились — убрать все».
• Отметки двух менеджеров одновременно не теряются — они ставятся на сервере.
• Недозвоны считаются в «Статистике» по каждому менеджеру.

Местное время клиента

Наведите курсор на город в таблице — появится подсказка с местным временем и разницей с Москвой. Если у клиента раннее утро или поздний вечер, подсказка об этом предупредит.

Состав счёта прямо в таблице

Под номером счёта есть ссылка «▾ состав»: она раскрывает позиции счёта (наименование, количество, цена, сумма) прямо под строкой заказа. Если к заказу привязано несколько счетов — они раскрываются по очереди. Щелчок по номеру счёта открывает сам документ, «+» — выставляет новый счёт по заказу.

Выбор нескольких заказов и массовые действия

Кнопка «📋 Выбрать заказы» включает галочки. Отметьте нужные строки (или все — галочкой в шапке) и выберите действие на панели: «Оплачен», «Отказ», изменить дату звонка, скопировать заказ, установить менеджера или переместить в корзину. «Выбрать все» выделяет все заказы текущего отбора, даже те, что ещё не показаны на экране.

Большие списки — порциями

Таблица показывает первые 150 строк отбора, остальные подгружаются сами, когда вы докручиваете до конца, или по кнопкам «Показать ещё» / «Показать все». Поиск, фильтры, счётчики и выгрузки при этом работают по всем заказам. Переход к заказу из другого раздела сам дорисует нужную строку.

На телефоне

В мобильной версии номер телефона нажимается и сразу открывает звонилку. Если в ячейке несколько номеров (или добавочный), появится меню выбора номера; добавочный набирается автоматически.

Работа с отгрузкой

• Выберите транспортную компанию щелчком по ячейке ТК, впишите трек-номер и счета поставщиков.
• Для СДЭК и Деловых линий статус посылки подтягивается сам и показывается в ячейке трека (ключи ТК вводит администратор: «🧰 Инструменты → Статусы посылок»).
• Колонка хода закупки — отметки этапов («заказано», «пришло на склад» и т. п.). Сами этапы администратор настраивает в «Настройках».
• Кнопка «Готов!» в календаре статуса закрывает заказ.
• Щелчок по ячейке с текстом копирует её содержимое в буфер обмена.

Доходы и расходы

• Доход создаётся сам при нажатии «Оплачен» у заказа, вручную — кнопкой «+ Добавить доход».
• Расходы привязываются к номеру счёта — так считается прибыль по каждому заказу и менеджеру.
• Двойное нажатие не создаёт дубль платежа; если дубли всё же есть (например, после импорта), их находит «🧰 Инструменты → Дубли в «Финансах»».
• Банковскую выписку можно загрузить прямо в «Финансах» кнопкой «🏦 Загрузить выписку» (или «🧰 Инструменты → Загрузить банковскую выписку») — подробнее ниже.

Банковская выписка: доходы, расходы и оплата счетов

Выгрузите выписку из интернет-банка в формате 1С (.txt), Excel (.xlsx) или CSV и перетащите файл в окно (кнопка «🏦 Загрузить выписку» в «Финансах»). Ничего не записывается, пока вы не нажмёте «Загрузить отмеченные».

• Поступления попадают в «Доход» (ПП, дата, плательщик, номер счёта), списания — в «Расход» (получатель, номер счёта поставщика из назначения). У покупок картой вместо банка подставляется название терминала.
• Без дублей. Повторная загрузка той же выписки — хоть в другом формате, хоть за пересекающийся период — ничего не задвоит. Платежи, уже внесённые вручную (тот же ПП, тот же счёт и сумма, та же сумма в тот же день), помечаются «уже есть»; пустые поля таких записей (ПП, дата) дополняются из выписки. Удалённые вами записи из выписки больше не предлагаются.
• Оплата счетов. Номер счёта ищется в назначении платежа («по счёту № 401-102», «по сч 402-215»), затем — по ИНН плательщика и сумме. Полностью оплаченный счёт отмечается оплаченным, а его заказ получает статус «ОПЛАЧЕН» и уходит в «Доставку» (с датой оплаты, ПП и суммой прихода). Частичная оплата вносится в счёт, заказ отметится после полной оплаты.
• Если счёт выставлен не в «Счетах», ищется заказ CRM с этим номером в поле «Счёт» (ИНН или название клиента должны совпасть).
• Статус «ОТКАЗ» и другие рабочие отметки не перезаписываются. Переводы между своими счетами (тот же ИНН) не считаются доходом и по умолчанию не отмечены.
• Загружать выписку может администратор и сотрудник с правом «Правка финансов». PDF-выписку разобрать нельзя — выберите в банке 1С, Excel или CSV.

Выставить счёт

• Из заказа: «+» в столбце «Счёт» — покупатель, телефон и почта подставятся из заказа, а номер счёта вернётся в заказ после сохранения.
• Покупателя можно найти по ИНН — реквизиты подтянутся сами.
• Номер счёта присваивает сервер по общему счётчику — дублей номеров не бывает.
• Кнопка «← Вернуться в CRM» возвращает к заказу, из которого открыт счёт.

Подсказки товаров

Начните вводить наименование — появится список: сначала товары из ПрайсХаба (прайсы поставщиков), затем ваша номенклатура. У каждой позиции видна цена продажи, а сотрудникам с правом — «закупка» (с наценкой для менеджера) и «закупка прайс» (цена поставщика без наценки). «Выбрать ›» подставляет позицию в строку. Список прокручивается, не закрываясь.

Сумма строки редактируется

В колонке «Сумма» можно ввести итоговую сумму строки: цена за единицу пересчитается сама (сумма ÷ количество). Если количество пустое, станет 1. Скидка или наценка в строке сохраняется.

Скидка и наценка

• Колонки «Скидка» и «Цена со скидкой» видны только у форм «Счёт со скидкой». Скидка со знаком минус — это наценка (−10 = +10 %).
• Если выбрать форму без скидки, колонки скрываются, но значения сохраняются: в «Цене» показывается итоговая цена за единицу, как на бланке. Вернёте форму со скидкой — всё на месте.

Печатные формы счёта

• Счёт / Счёт (1С) / без лого / QR — основной бланк: шапка с логотипом, рамка «QR | продавец | покупатель», итог с НДС и суммой прописью, назначение платежа.
• Счёт ИП — подпись предпринимателя вместо руководителя и бухгалтера.
• Счёт со скидкой — с колонкой скидки.
• Счёт-договор — с условиями оферты внизу (поле «Условия» в карточке).
• Счёт (классический 1С, с банковской шапкой) — прежний бланк для тех, кому нужен именно он.
• QR-код оплаты строится по ГОСТ из реквизитов продавца — клиент оплачивает, наведя камеру банковского приложения.

УПД на основании счёта

• «Документы ▾ → УПД» в карточке счёта создаёт УПД с теми же позициями. Статус 1 — счёт-фактура и передаточный документ, статус 2 — только передаточный.
• Строка «Основание передачи» — счёт-основание (можно вписать договор). Строка (5) «К платёжно-расчётному документу» заполняется номерами и датами платёжек из оплат по заказу.
• Пункт «⚠️ БЕЗ УПД» в «Документообороте» показывает счета по отгруженным заказам, на которые ещё нет УПД.

Печать и выгрузка пачкой

• Отметьте документы галочками в списке — появится панель действий.
• 📄 PDF на панели сразу скачивает файлы: без галочки «одним файлом» — ZIP-архив с отдельным PDF на каждый документ, с галочкой — один PDF, где каждый документ на своей странице (УПД альбомные, счета книжные).
• 🖨 Печать / выгрузка… открывает окно, где для каждого документа можно выбрать форму. «Открыть для печати» показывает все документы в одной вкладке, там же кнопка «⬇ Скачать PDF» — сохраняет все листы одним файлом.
• DOC (Word с печатью и подписями), XLS (таблица позиций), XML для ЭДО (формат ФНС для УПД) — тоже пачкой, архивом.
• Галочка «подпись и печать» убирает факсимиле, если документ нужно подписать вручную.
• Текст в PDF настоящий: его можно выделить и найти поиском, а файл весит в разы меньше картинки.

Отправить клиенту

Кнопка «📤 Отправить» в карточке счёта: E-mail — PDF уходит вложением с вашей почты (настраивается в «Счета → Настройки → 📧 Почта (SMTP)»); WhatsApp, Telegram и MAX — открывается чат с готовым текстом и ссылкой на PDF счёта.

Контрагенты и дубли

• В «Контрагентах» кнопка «🔍 Найти дубли» находит карточки одной организации: одинаковый ИНН, одинаковое название без «ООО»/«ИП» и кавычек, похожее название с опечаткой.
• Отметьте ● главную карточку и ☑ дубли, нажмите «Объединить»: пустые реквизиты главной заполнятся из дублей, дубли уйдут в корзину, а их документы перейдут на главную карточку.
• Одинаковый ИНН с разными КПП помечается «возможно, филиалы» и сам к объединению не отмечается.

Акт сверки, выписка, отчёты

• «🤝 Акт сверки» — двусторонний акт по контрагенту за период с печатью и подписями.
• «Выписка» — загрузка банковской выписки и сопоставление платежей со счетами.
• «Отчёты» — суммы по периодам, покупателям и продавцам.
• Видимость документов следует правам CRM: менеджер с правом «только свои заказы» видит только свои счета.

Что в меню

• 👤 Карточка клиента — поиск по названию, ИНН, телефону, почте или номеру счёта. Открывает всё о клиенте на одном экране: заказы, счета, УПД, оплаты, сумма продаж и долг.
• 🏦 Загрузить банковскую выписку — то же, что кнопка «🏦 Загрузить выписку» в «Финансах»: доходы, расходы и оплата счетов из файла банка.
• 📜 Журнал действий (администратор) — кто, что и когда менял: заказы, счета, оплаты. Поиск по тексту, сотруднику и периоду.
• 🧹 Дубли в «Финансах» (администратор) — поиск и удаление повторных платежей.
• 💾 Резервные копии (администратор) — копия всех данных на компьютер одним файлом и восстановление из неё. Можно выбрать папку — тогда CRM раз в день сама напомнит или сохранит копию туда.
• 🚚 Статусы посылок (администратор) — ключи СДЭК и Деловых линий для автоматических статусов в «Доставке».

Карточка клиента

Щелчок по заказу в карточке переводит к его строке в таблице, по счёту — открывает документ.

Общие показатели

Выберите период (сегодня, неделя, месяц, квартал, год или свои даты) и нажмите «Применить». «Строк» и фильтр по названию управляют таблицами ТОП, «⬇ Excel» выгружает всю статистику в файл с листами.

Выручка, расходы и средний чек в карточках считаются по оплатам с датой платежа в периоде; таблица менеджеров — по заказам с датой заказа в периоде, поэтому на границе периода суммы могут немного различаться.

Эффективность менеджеров

• Заказов / В работе / Продаж / Отказов — количество за период; «Продаж» — статусы «Оплачен» и «Готов».
• Конверсия — продажи ÷ все заказы.
• Оборот — сумма всех заказов, включая неоплаченные (если сумма не внесена в заказ, берётся сумма счёта).
• Выручка, Расходы, Чистая прибыль, Маржа — по оплаченным заказам; расходы — из «Финансов» по номеру счёта.
• Средний чек — выручка ÷ продажи. Цикл, дн. — дней от заказа до оплаты.
• В воронке — сумма заказов в работе (потенциальная выручка). Доля — доля в общей выручке.
• Просрочено — просроченные звонки сейчас. Счетов / Опл. счетов / Счёт→оплата — сколько выставлено, оплачено и конверсия счёта в оплату. Недозвонов — отметки «не дозвонились», поставленные сотрудником за период.

Что настраивается

• Справочники — источники заказов, транспортные компании, этапы закупки.
• Порядок разделов в меню — перетащите строки; снятая галочка скрывает раздел у всех сотрудников.
• Напоминания о звонках — утренняя сводка, уведомления и полоса просрочки для всей организации (по умолчанию включены).
• Отображение — тёмная тема, вертикальное меню, цветовая схема строк, видимость столбцов.
• Импорт, экспорт и перенос из других CRM — загрузка заказов и клиентов из Excel/CSV с ручной привязкой столбцов, выгрузка всего в файл.
• Права пользователей — что может каждый сотрудник внутри CRM.

Напоминания о звонках

Права сотрудников

• Отображаемые заказы: «Все», «Только свои» (где сотрудник менеджер или автор; заказы без менеджера видны всем) или «Выбранных менеджеров». Ограничение действует на сервере: чужие заказы вообще не передаются в браузер сотрудника, и изменить их запросом нельзя. Та же настройка управляет видимостью счетов.
• 💰 Видеть закупку и Видеть цену для менеджера — две отдельные галочки: закупка прайс (цена поставщика) и закупка с наценкой для менеджера в подсказках счёта.
• Удаление заказов, правка финансов, импорт и выгрузка — отдельные права.
• Сотрудники и доступ к модулям (CRM, Счета, ПрайсХаб) — страница «👥 Сотрудники».

Сотрудники

Тариф платится за компанию, а не за человека: заводите столько сотрудников, сколько позволяет тариф. Отключённый сотрудник сразу теряет доступ, его заказы остаются.

Зачем он нужен

• Загрузите прайсы поставщиков (Excel/CSV) — товары соберутся в общий каталог с ценами и остатками.
• Наценка задаётся для поставщика или общая; из неё считается «цена для менеджера».
• Товары ПрайсХаба первыми появляются в подсказках при выставлении счёта.
• Контрагенты CRM и поставщики ПрайсХаба — один справочник: добавили в одном месте — запись видна в другом.

Подписка

• Оплата картой или счётом для юрлица (кнопка «Выставить счёт» — форма с реквизитами плательщика).
• При оплате на несколько месяцев действует скидка за срок — она видна в расчёте.
• Если подписка закончилась, данные не удаляются: доступны чтение и выгрузка, блокируется только внесение изменений.

Для владельца сервиса: «🛠 Сервис»

• Организации, подписки, тарифы, промокоды, журнал и безопасность.
• Редактор лендинга: щелчок по тексту на странице — правка; блоки «Текст», «Видео», «Баннер», «Фотографии», «HTML»; режим HTML-кода; прежние версии можно вернуть.
• Цены и лимиты тарифов на лендинге берутся из «Тарифов» автоматически, описание тарифа правится прямо на странице.